Comunicare in tempo di crisi

Il professionista HR in prima linea.
[View English Version]

A cura di di Elisa Ciufo, Valerio Crisostomi, Donatella Saponaro

“Communication plays a vital role everywhere. Effective communication is highly important and necessary for HR, as most of the HR personnel directly interact with people.”  (Dhaarini Srinivasan, HR Officer in International Labour Organization)

La capacità comunicativa rappresenta il collante tra le diverse competenze che un professionista HR necessita di padroneggiare, per svolgere il proprio lavoro in maniera efficace in azienda. Una comunicazione aziendale opportuna gestisce le informazioni al fine di motivare e guidare i dipendenti, soprattutto in caso di cambiamento.

Momenti di crisi, tuttavia, potrebbero ostacolare questo processo. Nella lingua cinese, la parola “crisi” è composta da due ideogrammi: uno significante pericolo, ma l’altro che si traduce con opportunità. Da parte di un professionista HR, questo si traduce in un’adeguata gestione della comunicazione.

Infatti l’efficienza di una politica di comunicazione appropriata in una situazione di difficoltà costituisce un fattore cruciale, tanto che potrebbe essere definito come il ruolo strategico adottato dalla funzione HR di fronte a un cambiamento del ciclo economico.

Durante i momenti di crisi aziendale l’HR manager si potrebbe trovare, infatti, a dover ridurre il numero dei dipendenti, le ore di lavoro, alterare i contratti o i piani di adeguamento delle risorse: una politica di comunicazione che rispetti i dipendenti rendendoli partecipi dei motivi di queste decisioni è, evidentemente, necessaria.

“Mi è capitato di rivedere per ore dei messaggi di poche righe ai dipendenti, per essere certa che i termini utilizzati fossero i migliori per trasmettere l’informazione senza però creare panico, frustrazione, fastidio o rabbia.”  (Valentina Marsili, HR Manager in Skybet)

Nei periodi di prosperità economica è possibile concentrarsi sul migliorare le politiche HR, ricercare misure per incentivare la conservazione dei talenti ed aumentare la motivazione del personale.

In tempo di crisi, invece, queste disposizioni potrebbero subire un’interruzione e il ruolo determinante delle Risorse Umane sta nella capacità di generare fiducia e facilitare la comunicazione. In alcuni casi, gli HR riescono ad incentivare la conservazione dei talenti e ad aumentare la motivazione di tutto il personale; in altri, se si è optato per una chiusura comunicativa, si hanno conseguenze negative.

“Il rischio di una comunicazione scorretta è la perdita di talenti. Infatti il dipendente che non percepisce trasparenza informativa, potrebbe perdere fiducia nei confronti dell’azienda.” (Elisa Zazza, HR Specialist & Talent Acquisition in Daiichi-Sankyo)

E’ inevitabile che in una situazione di crisi lo spettro della perdita del lavoro insegua il lavoratore ed è compito dell’HR rispondere alle sue domande rispetto alle incertezze future. I dipendenti devono essere a conoscenza di quanto sta succedendo, di come poter agire e di come la crisi li interessi. Quando mancano informazioni ufficiali, le voci di corridoio potrebbero prendere il loro posto, mettendo a repentaglio il processo di soluzione
della crisi.

Particolare attenzione è da porre anche alle tempistiche della comunicazione: laddove il lavoratore riscontri incoerenza tra i diversi canali comunicativi, l’immagine e la fiducia nell’azienda stessa subiscono inevitabilmente un colpo mortale. In alcuni casi, è vitale la pianificazione dell’informazione:

“Una nota azienda stava entrando in una fase di cassa integrazione senza che fosse ancora stato comunicato ai lavoratori. La mattina stessa in cui il giornale interno veniva distribuito nei luoghi di lavoro, lo stato di crisi veniva annunciato. In quel numero però non si parlava di cassa integrazione, ma venivano annunciati tutta una serie di nuovi prodotti, nuovi mercati, ecc. Le persone si aspettavano quindi di trovare delle spiegazioni all’interno del giornale stesso riguardante l’entrata in crisi. In questo caso l’azienda avrebbe dovuto o sospendere la distribuzione del notiziario aziendale oppure inserirvi un articolo riguardante la situazione in atto.”  (Luisa Macciocca, Consulente aziendale)

I responsabili HR devono infatti sempre essere preparati agli effetti che l’insicurezza può generare sui dipendenti, soprattutto in un periodo di crisi in cui qualsiasi notizia, anche una cattiva, sarebbe comunque meglio di nessuna notizia.

Una comunicazione interna chiara, fluida e coerente con la situazione dell’azienda migliora la motivazione e l’impegno dei dipendenti, e anche l’immagine aziendale che questi trasmetteranno all’esterno. Laddove questa efficacia manchi il rischio è quello di generare tensione e cattiva pubblicità.

Se sapere è potere, è il momento di lasciare più potere ai dipendenti.

“SHRM Competencies” è una collana di articoli scritti dagli studenti della 34ma edizione del Master GEMA in Amministrazione e Gestione delle Risorse Umane.