Nell’era dei Big Data e del digitale, i project manager hanno strumenti tecnologicamente all’avanguardia per la pianificazione e lo sviluppo di un progetto. Ma esistono anche soluzioni analogiche che non hanno smesso di dire la loro. Soprattutto quando si tratta del buon esito di un progetto.
Una buona vecchia checklist di domande da porre (e da porci) può aiutarci a reperire le informazioni utili a valutare tutti gli aspetti essenziali del progetto in partenza, senza trascurarne neanche uno.
La checklist del project manager
- Qual è l’obiettivo del progetto?
- Quale dovrà essere l’esito?
- Quali problemi si potranno incontrare?
- Qual è la mia responsabilità?
- Qual è la mia autorità?
- Qual è il mio budget?
- Qual è la deadline?
Andiamo ad approfondire, punto per punto, le sette domande di questa checklist per scoprire che, infondo, le risposte non sono sempre scontate come potrebbe sembrare.
1. Qual è l’obiettivo del progetto?
Il brief, soprattutto quando arriva per iscritto, può non essere esaustivo. Chiarire fin da subito con chi potrebbe avere più informazioni cosa ci si aspetta è fondamentale. Alla base del fallimento di molti progetti c’è proprio l’equivoco sull’obiettivo del progetto.
2. Quale dovrà essere l’esito?
Accertiamoci di conoscere, approfonditamente e nel dettaglio, cosa il progetto deve produrre. Questo ci eviterà di sprecare le preziose risorse in nostro possesso per andare nella direzione sbagliata.
3. Quali problemi si potranno incontrare?
Ogni project manager sa bene che la strada verso la chiusura di un progetto è costellata di piccoli e grandi problemi: sono le sfide che rendono tutto più emozionante. Alcuni di questi problemi possono essere previsti e possono essere pianificati approcci per prevenirli o per affrontarli al meglio fin dalla partenza del progetto.
4. Qual è la mia responsabilità?
Essere sicuri di comprendere il livello di engagement che ci viene richiesto per il progetto è fondamentale, soprattutto quando per raggiungere l’obiettivo è richiesto il coordinamento di reparti.
5. Qual è la mia autorità?
Una domanda che è diretta conseguenza della precedente: il nostro compito prevede l’acquisizione di autorità anche nei confronti di altri reparti? Se la risposta è affermativa, sono tutti al corrente di ciò?
6. Qual è il mio budget?
Uno dei principali compiti del project manager è proprio quello di gestire al meglio il budget di progetto. Conoscere l’entità del budget è una responsabilità del PM.
7. Qual è la deadline?
Ultima domanda della nostra checklist per ottenere un’informazione non meno importante delle altre: quando è previsto il termine del progetto o la consegna del prodotto? Solo conoscendo bene la deadline è possibile iniziare a schedulare le attività previste per lo sviluppo del progetto.
Una volta acquisite tutte le informazioni della nostra checklist saremo in grado di valutare la fattibilità del progetto con le risorse a disposizione e iniziare a pianificare i task necessari.
L’esperienza ci insegnerà a trasformare la checklist buttata giù su carta in un approccio metodologico di un project manager senior.
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