La funzione HR Agile: cos’è e come funziona

Quando mi confronto con clienti, colleghi, consulenti in ambito Risorse Umane  e non solo si fa sempre più spesso riferimento ad “Agile Management”, “Agile HR”, organizzazione agile, lavoro agile, metodi e strumenti agile, kanbal, sprint, scrum, agile project management, agile leadership. Ma cosa s’intende con Agile e con Agile HR?  A cosa si fa riferimento? Si tratta solo di una nuova moda manageriale o sta realmente cambiando il modo di lavorare?

Avremo modo di approfondire questo tema in occasione dell’HR Innovation Contest organizzato dallo SHRM Global Forum Italy e da GEMA Business School il 12 Giugno a Roma presso la sede di Q8 in zona Eur. In questa occasione  6 team di HR Innovator si confronteranno  insieme a diversi HR Director su vari temi di frontiera, incluso quello di HR & Agile.

Provo a fare un po’ di ordine sul tema “Agile HR”. Mi vengono in mente quattro dimensioni che possono descrive il significato e le applicazioni di questo concetto in ambito HR.

– Agevolare lo sviluppo di metodologie Agile Management. La prima, è quella del Digital HR che è chiamato a favorire in azienda l’utilizzo di “metodologie e strumenti  Agile” nello sviluppo di software e applicazioni informatiche con cicli brevi,  rilasci e feedback continui e team multidisciplinari, in alternativa a soluzioni più tradizionali (waterfall). Questi approcci nascono in IT negli anni ’90,  e trovano un riferimento nel Manifesto Agile, pubblicato nei 2001, che ha individuato 4 principi fondamentali:

1. Le persone e le interazioni sono più importanti dei processi e degli strumenti;
2. E’ più importante avere software funzionante che documentazione;
3. Bisogna collaborare con i clienti oltre che rispettare il contratto;
4. Bisogna essere pronti a rispondere ai cambiamenti oltre che aderire alla pianificazione.

– Favorire una “cultura Agile”. Una seconda dimensione, in parte derivata dalla prima,  è quella di creare le condizioni per favorire uno sviluppo di una “cultura Agile” in azienda per rispondere sempre meglio alle sfide delle organizzazioni moderne tra cui, i continui cambiamenti, le  trasformazioni digitali e sociali, i nuovi modelli di business, le aspettative e le richieste della forza lavoro e molto altro.

Alcuni elementi chiave del cambio di paradigma sono ben sintetizzati da Aaron Sachs e Anupam Kundu nei “Mindset Shifts for Organization Transformation”  e nell’immagine di sintesi che circola spesso in rete.

– Soluzioni HR Agile. Quando poi cerchiamo di declinare i  principi “Agile”  all’interno della stessa funzione HR possiamo individuare altre declinazioni dello stesso concetto.

I processi, servizi e soluzioni  HR lungo il ciclo di vita del dipendente in azienda vanno ripensati in una logica “Agile”,  facendo leva sulle immense opportunità che il digitale e le nuove tecnologie possono offrire.

Le principali innovazioni e sperimentazioni le troviamo in ambito attraction & selection (social employer branding, AI/chabot in selezione, digital onboarding), digital learning, crowdsourced feedback e performance management, recognition, smart working e molto altro.

Servizi HR sempre più centrati sulle persone e sulla loro employee experience costruite secondo le logiche del design thinking, soluzioni dinamiche che vengono sviluppate in collaborazione con i  manager di linea e i dipendenti e   pronte rispondere a cambiamenti continui delle tecnologie e delle esigenze di business.

In tutti questi casi la funzione HR, oltre a disegnare le soluzioni, si trova a giocare un ruolo di formatore e agente del cambiamento per favorire l’introduzione e l’utilizzo  di nuove soluzioni e servizi da parte dei capi, dei dipendenti,  dei fornitori e dei candidati.

Ci troviamo di fronte a cambiamenti che sono soprattutto culturali e richiedono un diverso approccio gestionale. Un esempio fra tutti è quello dell’introduzione delle soluzioni di smart/remote  working in azienda che richiedono, innanzitutto,  un cambio negli approccio alla leadership e all’organizzazione del lavoro.

– Organizzazione HR Agile. Una ulteriore dimensione di Agile in HR è quella legata ai modelli organizzativi della funzione HR che ha  la necessità di diventare sempre più snella e flessibile.

I modelli organizzativi HR oggi maggiormente diffusi, come il  famoso “three box model” derivato da Ulrich con i Business Partner dedicati ai clienti interni, i Centri di Competenza con gli specialisti verticali e i Centri Servizi per le principali attività transattive,  cominciano oggi a non rispondere  appieno alle aspettative di cambiamento e velocità di risposta che gli  stakeholder interni ed esterni e il  mercato stanno chiedendo. Le nuove tecnologie digitali centrate sulla persona richiedo un modello operativo e di servizio HR diverso, spesso disintermediando alcuni processi, servizi e responsabilità originariamente forniti da personale HR. Vengono richieste  nuove competenze  e stanno nascendo nuovi mestieri in ambito HR

Le strutture e i modelli di servizio  si stanno ibridizzando e flessibilizzando. In alcuni casi si rinuncia ai Centri di Competenza e in altri ai Business Partner. In altri ancora le risorse tendono a ricoprire più ruoli contemporaneamente (Business Partner di una divisione/area di business e contemporaneamente responsabilità su un Centro di Competenza) e si lavora sempre più in team multidisciplinari e  per progetti.

Questi approcci ibridi e agili diventano sempre più la norma, in modo particolare  nelle piccole e medie aziende, la stragrande maggioranza del tessuto imprenditoriale italiano.